役場も変わっていけるんだよ「チャットツール導入編」

プライベートではLINE、ビジネスではSlackを使うなんてことはよく聞くようになり、チャットツールは多くの人が身近な存在であると感じれる世の中になってきています。

しかし公務員界隈では、いまだに電話とメールがなくならない。(FAXもなくならない。)

と言いつつもチャットツールを導入する自治体が増えているみたいなので、どういったものかちょびっと調べてみました。

目次

チャットツールの特徴。

言うまでもありませんが、チャットツールはコミュニケーションのためのツールです。

ビジネスシーンではメールや電話が毎日のように使われますが、これらに変わって利用されるようになると考えられている(もうすでにとって代わりつつある)のが、チャットツールです。

チャットツールでは複数の人で同時進行に会話ができ、トークルームと呼ばれるページでログを残しながら会話をしていくので、後から見直すことができますし、スマートフォンに同期できれば職場外で連絡を取ることも可能になります。

では、チャットツールをビジネスで利用するメリットと導入する際の注意点を見ていきましょう。

ビジネスでチャットツールを使うメリット

電話番必要ない。

チャットツールが浸透すれば職員同士の連絡は直接行われるため、内線電話を使用して、出勤しているかわからない相手に連絡を取ろうとすることがなくなります。

そうすると、新人が「電話番」として奪われる時間が少なくなります。

田舎の役場では特に、1つの事業に対して担当者がひとりであることが多く、他の人に聞いてもわからないことが多いので、電話を受けた人が応えられない相談の対応に追われる時間がなくなります。

その分の「必要のない他人事」に取られる時間を自分の業務に当てられるようになるので、タスク管理もしやすくなり、定時で帰宅できる確率が少なくなることも避けられます。

定型文も必要ない。

電話やメールでは挨拶文に代表されるビジネスマナーがあり、難しい言葉を使い、ときには回りくどい表現をしなくてはならないこともあります。

どちらにせよ上司や他の部署などに対しては挨拶や敬意を守ることが必要ですが、チャットツールを使用すれば、よりラフで気軽なわかりやすい表現を使いやすくなります。

「文章作り」に頭を悩ませずに、ちゃちゃっとメッセージを送ることができるのは、チャットツールのよいところの1つです。

メールマナーが悪いのではなく、1つの「文化」が過ぎ去っていくというだけのことです。少し寂しい気もしますが、メールのマナーも、チャットツールの中で楽しみながら残していけばよいと思います。

集まらずに打ち合わせができる。

数人でトークルームを使用することもでき、チャット会議をすることができるのもチャットツールのよいところです。

ちょっとした打ち合わせであればチャット会議で済ませることができますし、資料の共有をすることもできるので、わざわざ集まることなく意見交換や情報の共有ができます。

チャット会議をすれば資料や会場の準備をする必要もないので、時間と経費の節約にもなりますね。

会話がログとして残るので、会議に参加できなかった人も後から遡って会議の内容を確認できるのも、チャットツールの利点です。

導入するとき注意するべきこと。

ここからはチャットツールを使用するのが「個人」であるが故に起こってしまう、チャットツールを導入する際に気をつけることを考えていきます。

(ステレオタイプな偏見を元に考えていきますので、間に受けすぎないようご注意ください。)

メンバー全員がちゃんと利用すること。

使い方がわからないからといって、今までのやり方(内線、メール、会議)をする人が出てくると、せっかく導入したツールが浸透しなくなります。

新しいツールに懐疑的な目を向けがちになる年配の方や、新しいことを覚えるのがめんどくさいというには、特に注意が必要です。

特に年配の役職持ちの人が、導入したチャットツールを無碍(むげ)にする姿勢を見せるとその部下は、あの人には内線で、この人にはチャットツールで、などと連絡手段を相手によって使い分けなければならなくなります。

「使っている人もいる」ではチャットツールを導入した効果が薄くなるので、より年配の役職持ちの人が積極的に利用する空気を作る必要があるでしょう。

マナーはしっかりと守らせること。

メールと違って挨拶文や締めの文などのルールはありませんが、マナーやモラルは当然あります。

上司や同僚に連絡する際や、何かお願い事があるときは敬語を使うべきですし、スタンプの使い方にも気をつけなければなりません。

チャットツールを利用することは、マナーやモラルを守らなくてもよいということではないので、特に若手で普段からチャットツールを使いこなしている世代などが、職場の雰囲気を壊してしまわないように注意する必要があります。

なによりも情報リテラシーが必要。

仕事の連絡をどこでもできるということは、情報の扱い方をしっかりと理解している必要があります。

漏らしてはいけない情報は、どんな集団にもありますし、会話のログが残るので不用意な発言は避けなければなりません。

あまりうまく運営できていない、自治体のホームページの運用方法と合わせて、改めて情報リテラシーを勉強し直す必要があるかもしれないですね。

よく使用されているチャットツール

自治体ではLGWANと呼ばれる庁内ネットワーク環境を利用しているため、セキュリティなどの観点から一般的なチャットツールをそのまま導入するわけには行かないようです。(役場のパソコンはそのままインターネットに繋ぐことはできないので、すごく不便です。)

しかし、これから紹介するチャットツールはLGWAN環境でも使用できるような自治体向けのツールなので、多くの自治体が選ばれているようです。

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まとめ

ここまで、自治体でも使用され始めているチャットツールについて見てきましたが、いかがでしたでしょうか。

そんなものがあるならなぜ導入してないんだという方もいらっしゃることでしょう。

最近は電子決裁を導入する役場も増え、メールや紙媒体は廃れていくという意見もあちこちで耳にします。

しかし田舎に限らず、ネット環境が整っていない住宅で暮らす住民や、企業(個人企業などは特に)などが少なからずいらっしゃるので、FAXは捨てられませんし、紙媒体での文書の通知もなくすことはできません。(「もうしばらくは」であると願いますが、、、)

公務員は全体の奉仕者でないといけないので、「FAXが使えねー奴なんかほっとけ」というわけにはいきません。

様々なツールを利用できる環境を整えながら、自分たちの労力を1つ1つ減らしながら業務をこなしていける環境を作っていくべきなのではないかと考えました。

現在、僕の所属する役場でも総務課が試験的にチャットツールを導入しているみたいです。

本格的に導入されるのはいつになるのか、楽しみです。

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